Gestione del Protocollo

CASE STUDY: Soluzione Protocollo Lite del Content Flow Service per una azienda operante nel building.

Iws Consulting ha realizzato l’applicazione pratica per Todini Costruzioni S.p.A. automatizzando in pochi giorni l’attività di registrazione di protocollo della corrispondenza.

Esigenza del cliente:

Il cliente aveva la necessità di dematerializzare il Registro del Protocollo, nello specifico l’attività di registrazione di protocollo della corrispondenza in entrata e in uscita, in modalità digitale e su supporto analogico.

Dopo aver analizzato l’organizzazione aziendale della Todini Costruzioni, si è preferito un approccio di graduale processo di informatizzazione delle attività di protocollazione e dei flussi documentali collegati, dunque il modello organizzativo proposto, totalmente centralizzato, è risultato il più idoneo per una efficiente gestione documentale interna. Successivamente, quando si renderà necessaria un’estensione dell’analisi ai flussi documentali gestiti dai cantieri, si potrà prendere in considerazione un’eventuale revisione del modello proposto.

Il cliente è rimasto soddisfatto delle funzionalità e della flessibilità della piattaforma che copre tutti i requisiti richiesti e individuati durante l’analisi archivistica. Lo sviluppo della piattaforma permette non solo una estrema customizzazione, ma soprattutto la gestione autonoma delle attività da parte del cliente dopo aver usufruito della assistenza per la configurazione iniziale del sistema e della formazione erogata direttamente dal personale specializzato di IWS. Quello che caratterizza lo sviluppo della piattaforma è il Records Management Layer, anello di congiunzione per la messa in opera del Framework Content Flow Service. Ogni registrazione di protocollo informatico produce un record nel sistema di gestione documentale che viene inserito in un database.

Valore aggiunto:

L’idea è quella di dare una soluzione affidabile, facile da implementare nei processi aziendali di una piccola e media impresa e/o organizzazione, rapida da gestire, con un costo contenuto. Con il Content Flow Service si migliora la gestione del Business aziendale partendo dall’automatizzazione dei processi, archiviando i documenti e infine protocollando la posta.

Il cliente non ha implementato solo un sistema tecnologicamente innovativo ed automatizzato, ma una metodologia di lavoro, analisi metadati, dati e processi documentali. L’evoluzione della gestione delle informazioni aziendali, integrata all’analisi dei processi. La rappresentazione dello strato semantico evolutivo, metodologico e normativo.

Ogni operazione di inserimento e modifica viene registrata inoltre su un file di log corredato da codici di controllo in grado di evidenziare eventuali tentativi di manipolazione. Da esso l’amministratore del sistema è in grado di ottenere l’elenco delle modifiche effettuate su una data registrazione, permettendo una completa ricostruzione cronologica di ogni registrazione e successiva lavorazione (smistamento, invio per conoscenza, restituzione, fascicolatura ecc.), ottenendo in dettaglio: nome dell’utente; data e ora; postazione di lavoro; tipo di operazione (inserimento / modifica / visualizzazione / cancellazione); valore dei campi soggetti a modifica.

Il cliente dunque con questo sistema potrà effettuare la registrazione differita di protocollo nel caso di temporaneo, eccezionale e imprevisto carico di lavoro e qualora dalla mancata registrazione di un documento potesse venire meno un diritto di terzi. Gli utenti di protocollo di Todini registreranno in modo avalutativo i documenti che rivestono un valore giuridicoprobatorio. La registrazione dei documenti informatici firmati digitalmente sarà eseguita successivamente alla verifica da parte degli addetti del protocollo dell’autenticità e provenienza della firma stessa.

Il Responsabile assegnerà al documento l’RPA. L’informativa della registrazione sarà resa immediatamente disponibile in due modalità attraverso un messaggio e-mail che il sistema di gestione documentale invia automaticamente alla casella di posta elettronica indicata dal Responsabile. I documenti informatici naturalmente potranno pervenire con le diverse modalità disponibili, come l’e-mail; tramite PEC, oppure su supporto rimovibile (Cd ROM, DVD, ecc.).