CASE STUDY: Soluzione Protocollo Lite del Content Flow Service per una azienda operante nel building.
Iws Consulting ha realizzato l’applicazione pratica per Todini Costruzioni S.p.A. automatizzando in pochi giorni l’attività di registrazione di protocollo della corrispondenza.
Esigenza del cliente:
Il cliente aveva la necessità di dematerializzare il Registro del Protocollo, nello specifico l’attività di registrazione di protocollo della corrispondenza in entrata e in uscita, in modalità digitale e su supporto analogico.
Dopo aver analizzato l’organizzazione aziendale della Todini Costruzioni, si è preferito un approccio di graduale processo di informatizzazione delle attività di protocollazione e dei flussi documentali collegati, dunque il modello organizzativo proposto, totalmente centralizzato, è risultato il più idoneo per una efficiente gestione documentale interna. Successivamente, quando si renderà necessaria un’estensione dell’analisi ai flussi documentali gestiti dai cantieri, si potrà prendere in considerazione un’eventuale revisione del modello proposto.
Il cliente è rimasto soddisfatto delle funzionalità e della flessibilità della piattaforma che copre tutti i requisiti richiesti e individuati durante l’analisi archivistica. Lo sviluppo della piattaforma permette non solo una estrema customizzazione, ma soprattutto la gestione autonoma delle attività da parte del cliente dopo aver usufruito della assistenza per la configurazione iniziale del sistema e della formazione erogata direttamente dal personale specializzato di IWS. Quello che caratterizza lo sviluppo della piattaforma è il Records Management Layer, anello di congiunzione per la messa in opera del Framework Content Flow Service. Ogni registrazione di protocollo informatico produce un record nel sistema di gestione documentale che viene inserito in un database.
Valore aggiunto:
L’idea è quella di dare una soluzione affidabile, facile da implementare nei processi aziendali di una piccola e media impresa e/o organizzazione, rapida da gestire, con un costo contenuto. Con il Content Flow Service si migliora la gestione del Business aziendale partendo dall’automatizzazione dei processi, archiviando i documenti e infine protocollando la posta.
Il cliente non ha implementato solo un sistema tecnologicamente innovativo ed automatizzato, ma una metodologia di lavoro, analisi metadati, dati e processi documentali. L’evoluzione della gestione delle informazioni aziendali, integrata all’analisi dei processi. La rappresentazione dello strato semantico evolutivo, metodologico e normativo.